Planejar o processo seletivo de uma instituição de ensino é parte da captação de alunos. Esta etapa é importante porque fará um filtro levando em consideração os interessados, a quantidade de vagas ofertadas e os candidatos aptos a ingressar na sua escola ou curso.
Neste artigo, reunimos orientações para definir quem será o aluno da sua instituição, elaborando um processo seletivo que atenda às necessidades da sua escola.
A captação e o processo seletivo, quando bem elaborados, resultam em turmas cheias, evitando evasão e melhorando os resultados da sua instituição. Confira o passo a passo para elaborar um processo seletivo eficiente:
Passos para fazer um processo seletivo para escolas e cursos
Defina as vagas
O primeiro passo para organizar um processo seletivo é mapear o que será oferecido. Defina quais serão os cursos e quantas vagas serão ofertadas. É importante deixar claro o turno do curso, carga horária total, pré-requisitos, entre outros detalhes que permitam uma leitura clara do que está sendo ofertado no processo seletivo.
Defina o perfil do aluno
Esse ponto é essencial para que a escola ou curso tenham sucesso com o processo seletivo. Definir o perfil do aluno quer dizer elencar as características e requisitos que um candidato precisa ter para estudar na instituição: idade mínima, escolaridade mínima, conhecimentos específicos, entre outros.
Traçar o perfil do aluno é a primeira peneira de seleção. Ela permite ao candidato interessado acesso à informações que possibilitam que ele identifique se está apto a fazer a prova, ingressar e se manter no curso escolhido.
Algumas escolas, por exemplo, dão prioridade para alunos que moram perto do prédio da instituição, porque evita faltas pela distância e custos com transporte.
Outras gostam de apresentar as mensalidades e taxas para que o candidato inscrito esteja ciente de que o valor gasto com os estudos está dentro de seu orçamento.
Ao elaborar esse perfil, você terá uma lista de características que serão úteis na montagem de um edital ou regulamento do processo seletivo.
Defina as etapas do processo seletivo
Como funcionará a seleção?
Defina o formato e as etapas da seleção, estabeleça um calendário com todos os detalhes. Você pode começar com um raciocínio simples resumindo o processo: inscrição online, prova online, resultado e matrícula presencial, por exemplo.
Aos poucos, você acrescenta as regras específicas de cada tópico. Alguns deles são:
- Início e fim das inscrições no processo seletivo
- Meio de inscrição: online ou presencial
- Prova online ou presencial
- Uma ou mais etapas de seleção: prova objetiva, prova específica, redação
- Listagem de documentos necessárias para a matrícula
- Local e detalhes da matrícula
Planeje as provas
A prova precisa ser elaborada por uma equipe qualificada, com antecedência. É preciso alinhar o conteúdo aos pré-requisitos de cada curso/turma. Entre outros pontos, defina:
- Quantos modelos de prova serão elaborados
- Plataforma: online, com o uso de uma plataforma digital, ou presencial, com prova impressa
- Formato da prova: discursiva, objetiva, redação
- Obrigatoriedade ou não de prova de língua estrangeira
- Conteúdos a serem cobrados (a prova será segmentada por área de conhecimento?)
- Quantidade de questões e alternativas
Documente o processo seletivo
Escolha se o processo seletivo será por meio de um edital, regulamento ou outro modelo de documento. Esse passo é importante para que você tenha as regras do jogo registradas.
Reúna todas as informações necessárias para que o candidato possa se inscrever, acompanhar o processo de inscrição, ter acesso ao conteúdo da prova, ter acesso às datas e locais.
Além disso, detalhe todos os processos para acompanhamento de divulgação dos resultados e prazo para recursos.
O que deve conter em um edital?
- Cursos, vagas, turnos e local de aula
- Perfil do candidato
- Processo de inscrição
- Regras do processo seletivo
- Explicação da prova
- Detalhes e documentos para matrícula
- Cronograma
- Observações gerais
Divulgação certeira
Você precisa planejar a captação de alunos da sua escola ou curso. E esse tópico envolve divulgar o processo seletivo de forma eficiente. Se sua instituição já faz gestão de interessados, entre em contato com eles e divulgue a chamada para novos alunos.
Com o perfil definido, você pode apostar na plataforma de divulgação mais eficiente para o seu público alvo.
Ferramentas digitais e divulgação em redes sociais apresentam bons resultados. Elas permitem criar filtros para que seu anúncio alcance somente pessoas enquadradas no perfil do seu público.
Essas ferramentas facilitam a delimitar o público por região geográfica, priorizando os candidatos em potencial mais próximos da sua instituição de ensino.
É importante elaborar um bom material gráfico, usar a linguagem própria para o público e para a plataforma escolhida e fazer a campanha com antecedência.
Aposte nas qualidades e no diferencial da sua instituição! São esses pontos que vão atrair novos alunos, além da imagem que sua instituição e cursos oferecidos passam.
Próximos passos:
Agora que você já tem orientação para elaborar um processo seletivo, alinhe os detalhes com sua equipe e pense em melhorias. Separamos três dicas úteis:
Delegue responsáveis
Tenha um setor ou uma equipe de colaboradores responsáveis para planejar e gerir o processo seletivo. Essa equipe pode contratar empresas e ferramentas para realizar a seleção, acompanhar o andamento e os resultados do procedimento.
Esses responsáveis poderão observar necessidades de melhorias, agendar cada processo com antecedência e padronizar essa etapa importante para o crescimento da instituição de ensino.
Padronize seu processo seletivo
Elaborar o processo seletivo é uma tarefa anual ou semestral. Estabelecer padrões de funcionamento de cada tipo de processo é a melhor opção para evitar retrabalho. Defina:
- Setor/Equipe responsável
- Sazonalidade dos processos seletivos
- Tenha um modelo de edital/regulamento de seleção
- Escolha ferramentas que agilizem e potencializem seu trabalho
- Invista em tecnologia
- Priorize etapas online (inscrição, divulgação de resultados, correção)
- Tenha um banco de questões
- Faça gestão de interessados (CRM)
A padronização do processo seletivo é necessária para o planejamento e captação de matrículas no período certo do ano letivo. A recomendação, para cursos com ingresso anual, é que o processo de captação comece nos primeiros meses do segundo semestre de cada ano. A equipe define todos os detalhes do processo seletivo, investe em campanhas de divulgação e relacionamento com interessados, com tem hábil para realizar todas as tarefas.
Aposte em tecnologia
Invista em processos seletivos modernos e eficientes. A tecnologia é uma aliada porque pode otimizar seu trabalho: gerenciar a comunicação e atração de alunos, elaborar, corrigir e divulgar o resultado das provas, entre outros processos.
Uma ferramenta de gestão de avaliações é um exemplo que permite integração entre todas as etapas do processo de seleção. É uma forma de trazer mais segurança e facilidade para elaborar e gerar provas, gerir o processo de inscrição, planejar a logística de aplicação das provas, corrigir e metrificar os resultados, além de gerar dados de classificação e direcionar os aprovados para a matrícula.
Além do processo de seleção, seu público precisa conhecer e se relacionar com sua escola. Uma ferramenta de gestão de interessados é muito importante para que você consiga atrair os candidatos para o processo seletivo. Sistemas CRM (Customer Relationship Manager) permitem que você acompanhe a candidato desde a manifestação de interesse pelo curso, mantenha contato com ele, atraia-o para a realização da seleção.
Após o resultado, se aprovado, é possível integrá-lo com o sistema de gestão da sua escola e acompanhar e gerenciar todos os dados de sua vida acadêmica.
Escolas e cursos não devem ignorar o potencial da tecnologia para melhorar o processo de captação de alunos. Planeje e gerencie a comunicação, a captação e o processo seletivo pensando em melhores resultados para sua escola e para a vida acadêmica de seu futuro aluno.
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Guest post escrito pela WPensar, empresa que quer transformar a educação por meio de tecnologia para gestão escolar
