Cada instituição de ensino tem seus próprios procedimentos e métodos de lidar com as atividades do dia a dia. Porém, se você visitar o departamento de TI educacional de várias delas e perguntar quais são seus desafios, a integração de sistemas deve ser uma resposta unânime.
O uso de softwares e sistemas informatizados nas instituições de ensino movimenta cifras bilionárias e a estimativa é de que este mercado cresça ainda mais. É isso o que mostra o estudo “Global Education Software Market Growth (Status and Outlook) 2019-2024”, da Analytical Research Cognizance.
De acordo com ele, o mercado global de softwares para educação foi avaliado em US$ 2,33 bilhões em 2019, ou seja, movimentou, em média, US$ 6,384 milhões por dia, US$ 265,98 mil por hora e US$ 4,433 mil por minuto.
Além disso, a estimativa é de que este mercado movimente US$ 4,24 bilhões em 2024, o que representa uma taxa de crescimento anual composta (CAGR) de 10,5% entre 2020 e 2024. Se isso se cumprir, serão US$ 11,585 milhões por dia, US$ 482,696 mil por hora e US$ 8,045 mil por minuto.
Isso mostra que a adoção de tais sistemas está em alta, mas não reflete as dificuldades pelas quais os departamentos de TI educacional passam para fazer com que todos eles funcionem e se conversem adequadamente.
Continue por aqui para entender como essa integração é importante e o que fazer para obter os melhores resultados possíveis para a instituição.
Como funciona a integração de sistemas no TI educacional?
Por meio de configurações que permitem aos sistemas se comunicarem, ou seja, fazer com que os dados que são inseridos e estão presentes em um deles também possam aparecer nos demais sem que isso tenha que ser feito manualmente.
Em tempos de escolas, faculdades, centros universitários e universidades inteligentes, que adotam a tecnologia na sala de aula, também é preciso pensar em soluções que otimizem o tempo e aumentem a eficiência mesmo em outros ambientes daquela instituição de ensino.
Algumas das mais comuns são as seguintes:
- ERP (Enterprise Resource Planning): sistemas de gestão que ajudam os gestores no controle dos processos internos e na integração de diferentes setores, de modo a centralizar tais informações em uma única plataforma.
- LMS (Learning Management System): sistemas de gerenciamento de aprendizagem, por meio dos quais os alunos podem acessar os cursos disponibilizados pela instituição de ensino.
- Sistema de gestão de provas: responsável por gerenciar todos os processos avaliativos da instituição, possibilitando o ensalamento dos alunos, a realização de provas online, a correção automática de provas objetivas e a emissão de relatórios de desempenho customizáveis, entre outras atividades.
Instituições de sucesso e que desejam automatizar o máximo de suas tarefas, tornando-as mais simples e fluídas, recorrem a esses sistemas para evitar que os processos sejam feitos manualmente, o que toma bastante tempo e aumenta as chances de falhas humanas.
Porém, ao mesmo tempo em que sua adoção tem como objetivo a praticidade, pode ser que isso se transforme em um verdadeiro fardo se a integração de sistemas não for realizada, o que fica ainda mais claro com um exemplo hipotético.
Suponha que a sua instituição de ensino tem centenas de alunos cadastrados em um ERP, que foi a primeira solução tecnológica escolhida. Então, quando se decide começar a utilizar um LMS, é necessário cadastrar todos os alunos novamente, uma atividade enfadonha, cansativa e repetitiva.
O processo foi realizado ao longo de dias e, depois de alguns meses, a instituição analisa todos os benefícios dos exercícios online e decide começar a utilizar um desses sistemas. Porém, novamente, é necessário fazer o cadastro de todos os alunos, o que toma vários outros dias.
Note que comentamos apenas sobre o cadastro dos alunos, que é uma atividade básica para um bom uso desses sistemas, e isso, por si só, já causou um trabalho absurdo para a instituição. Não seria raro, portanto, que ela deixasse de adotar tais soluções tecnológicas devido a tanta complexidade.
É justamente para evitar a repetitividade e o trabalho vazio que existe a integração de sistemas, que visa fazer com que o máximo de informações possam ser intercambiadas entre os sistemas e, assim, reduz ao mínimo o trabalho manual, e as APIs são poderosas aliadas neste sentido.
Confira também: Desafios para o TI Educacional: softwares multiserviços e integração
O que é API?
É a sigla para Application Programming Interface, que seria algo como interface de programação de aplicação. Tecnicamente, este é um conjunto de normas que permite a comunicação entre diferentes plataformas.
Na prática, a API facilita e simplifica o uso dos sistemas que comentamos anteriormente (ERP, LMS e gestão de provas, entre outros), de modo que seus bancos de dados sejam intercomunicáveis, ou seja, o que está cadastrado em um possa ser lido pelo outro – como os cadastros dos alunos.
A API torna possível a integração de sistemas e faz com que eles sejam altamente práticos, simples e funcionais, de modo a realmente cumprir o papel de automatizar tarefas, economizar tempo e mitigar as chances de falhas humanas no momento do cadastro das informações.
Um exemplo prático seria enviar uma atividade a milhares de alunos cadastrados no ERP por meio do sistema de gestão de provas. As notas seriam enviadas automaticamente para o LMS, que poderia, por sua vez, sugerir o melhor conteúdo disponível para agregar os conhecimentos necessários a cada aluno.
Dessa forma, ainda que seja necessária a intervenção da equipe de TI educacional, com seus profissionais fundamentais neste processo que traz ganhos notáveis para todas as áreas da instituição e leva sua gestão a outro nível, a integração será bem mais simples e, portanto, demandará menos tempo.
Leia também: Entenda o que é API para integração e como ela pode aumentar a produtividade na sua instituição
Como otimizar a integração de sistemas para o TI educacional?
A melhor alternativa é optar por sistemas que sejam facilmente integráveis e ofereçam APIs para facilitar o trabalho dos profissionais de TI e, assim, garantir que o processo corra de uma maneira tranquila e sem maiores dificuldades.
As soluções da Prova Fácil são facilmente integráveis a ERPs e LMSs, o que significa que a adaptação à sua instituição de ensino será ainda mais simples e rápida, o que é indispensável para otimizar todo o fluxo de trabalho.
Você pode conferir a documentação com mais detalhes clicando neste link, que possui informações técnicas valiosas para que a equipe de TI educacional possa proceder com a integração com parceiros.
Depois de aprender mais sobre como a integração de sistemas é importante e pode otimizar a vida da equipe de TI, aproveite a oportunidade para conhecer as soluções da Prova Fácil, desenvolvidas com muito carinho e cuidado para proporcionar os melhores resultados possíveis para sua instituição de ensino!
